COMMENT METTRE EN PLACE ET RÉUSSIR SON ÉVÈNEMENT HYBRIDE ?
Le confinement et les différentes mesures prises face au COVID-19 nous poussent à revoir la vie associative et le format de nos évènements. Si le télétravail et les réunions virtuelles s’organisent et se généralisent, de nombreuses entités appréhendent l’organisation d’une réunion. Nous avons besoin de garder le contact, d’échanger, de nous rencontrer et de nouer des liens. Comment transmettre un message dans ces conditions et réunir une équipe importante? Comment garder ce lien? Tout simplement en organisant un événement hybride !
Qu’est-ce qu’un événement hybride?
Il s’agit d’un événement organisé sur un lieu physique et retransmis à une audience en ligne, présente sur un ou plusieurs autres lieux. Vos interlocuteurs peuvent ainsi interagir avec vous.
Le principe est donc simple : d’un côté, un lieu physique où se réunissent les personnes en charge de transmettre un message et de l’autre, rassembler par groupe ou seul, les destinataires. Et tout ça en simultané!
Tout le monde bénéficie donc de la même information et peut interagir en direct.
L’organisation d’un évènement hybride est adapté à une réunion statutaire, un séminaire, une formation ou une conférence. Il est indispensable de garder le lien avec vos membres !
Les avantages d’un événement hybride ?
Le premier et non négligeable, c’est qu’il permet de toucher un plus grand nombre de personnes. Ainsi, vous évitez de multiplier vos interventions. Surtout en ce moment, avec la complexité de réunir tous les participants dans de bonnes conditions.
Il permet de réduire les coûts de votre réunion statutaire. La salle de réunion est plus petite, les déplacements moins nombreux et vous diminuez ou certains coûts.
L’organisation est également simplifiée, vous gagnez donc du temps et vous évitez le stress!
Il est plus efficace qu’un événement 100% digital où les participants sont limités par une interaction via un chat. Effectivement, il est important de créer l’adhésion complète des personnes que vous souhaitez toucher.
L’événement hybride semble donc idéal dans le contexte actuel, néanmoins, il demande une certaine organisation pour faire de ce moment une réussite. Plusieurs règles et conseils sont à suivre pour qu’il soit efficace.
Les outils de l’évènement hybride
Le lieu physique/La salle de réunion :
Pour bien organiser un événement hybride, il faut commencer par choisir le lieu où se déroule l’évènement physique. Il doit pouvoir accueillir les orateurs et l’équipe technique. Il doit donc être suffisamment grand et fonctionnel. Ainsi, en choisissant un espace dédié aux réunions et évènements professionnels, vous bénéficiez de plusieurs pièces. Une où se tient l’évènement physique et une autre où l’équipe sur place peut se restaurer.
Imaginez un plateau de télévision. Pour capter l’attention, le décor est primordial! N’oubliez pas que vous devez surprendre votre auditoire et capter l’attention. Il est important de privilégier un espace déjà décoré, où règne une atmosphère cosy. Ici aussi, vous limitez vos coûts!
L’équipe technique :
Vous avez besoin d’une équipe technique, d’une caméra HD pour la captation et d’une régie pour la réalisation de l’image diffusée. Pas d’inquiétude, des sociétés spécialisées vous proposent ce service. Elles vous accompagnent pour la diffusion de votre contenu, gèrent les flux vidéos, l’interactivité… Vous avez également la possibilité d’ajouter des fonctions interactives comme le vote, le quizz…
Une fois tous ces points validés, vous pouvez passer à la préparation du contenu comme pour un évènement en présentiel.
Préparer son évènement hybride
Cela paraît évident, et pourtant il faut définir des objectifs quantitatifs et qualitatifs. Combien de participants souhaitez-vous inviter? Quel message souhaitez-vous transmettre? Quels mots clés doivent être retenus? Et comme pour tout évènement, prévoir un questionnaire de satisfaction.
Toute réunion passe par un bon storytelling. Vous devez capter l’attention! Et encore plus avec le digital. Les moments forts doivent être mis en avant et ne pas oublier les temps de pause. Vous devez donc prévoir un présentateur, plusieurs orateurs, créer de l’interactivité avec des questions.
Le contenu doit être dynamique et contenir des présentations style PowerPoint, des vidéos, des jingles… Soyez créatif, n’oubliez que le My Rotary est également à votre disposition avec des modèles PowerPoint, des vidéos, des images…
Une invitation est toujours la bienvenue. Il faut susciter l’envie à vos invités de participer. Ils peuvent ensuite s’inscrire soit sur une plateforme, soit par téléphone pour créer un premier lien.
Comme pour tout événement ou intervention à l’oral devant un public, il faut s’entraîner et répéter. Dérouler la présentation. Tester le matériel, vérifier la liaison.
